Die Erteilung von Sonderurlaub bei Lehrkräften richtet sich nach den allgemeinen Vorschriften der Freistellungs- und Sonderurlaubsverordnung NRW (FrUrlV NRW) und dem § 29 TV-L sowie §§ 14 und 31 ADO. Beurlaubungen, die die Dauer eines Tages unterschreiten, sind als Dienstbefreiung anzusehen.

Gemäß § 33 der Freistellungs- und Sonderurlaubsverordnung NRW kann Beamten aus wichtigen persönlichen Gründen Urlaub unter Beschränkung auf das notwendige Maß gewährt werden, soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen.

Für Tarifbeschäftigte gelten die Regelungen zur Gewährung von Arbeitsbefreiung entsprechend.

Mit der Übertragung von Dienstvorgesetztenaufgaben auf die Schulleiterinnen und Schulleiter ist auch die generelle Zuständigkeit für die Genehmigung von Sonderurlaub nach den §§ 25 - 29 und § 33 Abs. 1 der FrUrlV an diese weitergegeben worden. Dadurch können sie auch aus anderen als aus persönlichen Gründen Sonderurlaub genehmigen.

Die Beurlaubungen sind der Schulaufsicht anzuzeigen.

Schulleiter müssen einen Sonderurlaub für sich selbst bei der Schulaufsicht beantragen (§ 31 ADO).

Soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen, wird Beamten nur für die nachfolgenden Anlässe im angegebenen Umfang Dienstbefreiung unter Fortzahlung der Bezüge gewährt (§ 33 Abs. 1 FrUrlV):

1)  1 Arbeitstag: Niederkunft der Ehefrau, eingetragenen Lebenspartnerin im Sinne des Lebenspartnerschaftsgesetzes vom 16. Februar 2001 (BGBl. I S. 266) in der jeweils geltenden Fassung oder der mit der Beamtin oder dem Beamten in ehe- oder lebenspartnerschaftsähnlicher Gemeinschaft lebenden Lebensgefährtin

2) 2 Arbeitstage: Tod der Ehefrau oder des Ehemanns, der eingetragenen  Lebenspartnerin oder des eingetragenen Lebenspartners im Sinne des Lebenspartnerschaftsgesetzes, eines Kindes oder eines Elternteils 

3) 1 Arbeitstag: Umzug aus dienstlichem Grund an einen anderen Ort

4) 1 Arbeitstag: 25-, 40-, und 50-jähriges Dienstjubiläum 

5) 1 Arbeitstage im Kalenderjahr: Erkrankung eines Angehörigen, soweit 
a) dieser in demselben Haushalt wohnt, 
b) ärztlicherseits die Erforderlichkeit bescheinigt wird,
c) eine andere Person zur Betreuung nicht zur Verfügung steht.

6) bis zu 4 Arbeitstage im Kalenderjahr pro Kind, maximal 12 Arbeitstage im Kalenderjahr: Erkrankung eines Kindes, wenn
a) es jünger als 12 Jahre oder behindert ist,
b) ärztlicherseits die Erforderlichkeit bescheinigt wird, 
c) eine andere Person zur Betreuung nicht zur Verfügung steht

Anmerkung: Beamte und auch Tarifbeschäftigte, deren Einkünfte die allgemeine Jahresarbeitsentgeltgrenze für die gesetzliche Krankenversicherung (für das Jahr 2022: 64.350 €, für 2023 66.600 Euro) nicht überschreiten, können für jedes erkrankte Kind bis zu zehn Tage (bei Alleinerziehenden bis zu 20 Tage) Dienstbefreiung erhalten, allerdings bei mehreren Kindern nicht mehr als 25 (Alleinerziehende 50) Tage im Kalenderjahr.

7) bis zu 4 Arbeitstage im Kalenderjahr: Schwere Erkrankung der Betreuungsperson eines Kindes von Beamten, wenn
a) eine andere Person zur Betreuung des Kindes nicht zur Verfügung steht,
b) der Beamte die Betreuung selbst übernehmen muss,
c) das Kind jünger als 8 Jahre oder das Kind behindert und dauernd pflegebedürftig ist.

Anmerkung: Der Sonderurlaub nach den Ziffern 5 - 7 darf 5 Arbeitstage im Kalenderjahr nicht überschreiten. Die über 4 hinausgehenden Tage gemäß der Anmerkung zur Nr. 6 bleiben dabei außer Betracht.

8) bis zu 3 Arbeitstage: In sonstigen dringenden Fällen 

Urlaub unter Weitergewährung der Besoldung soll zur Beaufsichtigung oder Betreuung eines Kindes gewährt werden, wenn das Kind das zwölfte Lebensjahr noch nicht vollendet hat, behindert und auf Hilfe angewiesen ist und nach ärztlichem Zeugnis an einer Erkrankung leidet, die bereits ein weit fortgeschrittenes Stadium erreicht hat und fortschreitet, und bei der eine Heilung ausgeschlossen ist und eine begrenzte Lebensdauer erwarten lässt.

Für eine Kurmaßnahme, deren Notwendigkeit amts- oder vertrauensärztlich nachgewiesen ist, wird Urlaub und Fortzahlung der Leistungen des Dienstherrn gewährt. Lehrerinnen und Lehrer an öffentlichen Schulen erhalten den Urlaub während der Schulferien.

Weitere Anlässe, Sonderurlaub zu erhalten, kann es natürlich geben. So ist z. B. zur Wahrnehmung amtlicher, insbesondere gerichtlicher oder polizeilicher Termine, soweit sie nicht durch private Angelegenheiten der Beamtin oder des Beamten veranlasst sind, Sonderurlaub zu gewähren (§ 25 FrUrlV).

Auch kann zur Ausübung einer ehrenamtlichen Tätigkeit Sonderurlaub gewährt werden (§ 25 FrUrlV). (Die Gewährung von Sonderurlaub für ein politisches Mandat ist direkt im Landesbeamtengesetz geregelt.)

Einem Beamten kann auch Sonderurlaub für staatsbürgerliche, berufliche, kirchliche, gewerkschaftliche, sportliche oder sonstige Zwecke bis zu insgesamt fünf Tagen im Kalenderjahr gewährt werden (§ 26 FrUrlV).

Die Freistellungs- und Urlaubsverordnung sieht noch weitere Anlässe vor, für die Sonderurlaub gewährt werden kann. So ist zumindest noch der § 34 FrUrlV zu erwähnen, in dem ausgeführt ist, dass unter bestimmten, allerdings sehr engen Voraussetzungen Sonderurlaub unter Fortfall der Bezüge gewährt werden kann.

Trotz dieser sich recht umfangreich anhörenden Möglichkeiten eines Sonderurlaubs ist die Flexibilität für Lehrkräfte dennoch sehr eingeschränkt, weil diese nicht die Möglichkeit haben, für einen aus ihrer Sicht wichtigen Anlass Urlaub zu erhalten, für den andere Arbeitnehmer auf ihren Jahresurlaub zurückgreifen könnten. Für derartige Situationen gilt es, in der Schule Möglichkeiten der Dienstbefreiung zu finden, um eventuell ausfallenden Unterricht nachzuholen.